Materi Kuliah -- SPAN

           A.  Latar belakang penerapan SPAN

Pada tahun 2009, bersamaan dengan pengembangan Penganggaran Berbasis Kinerja (PBB), Kementerian Keuangan melakukan modernisasi sistem  informasi pengelolaan keuangan negara melalui Program Reformasi Penganggaran dan Perbendaharaan Negara (RPPN). Hal-hal pokok terkait dengan Program RPPN:

• Program RPPN merupakan upaya untuk menerapkan Paket UU di bidang Keuangan Negara secara utuh, termasuk penerapan Performance Based Budgeting  dan Accrual Based Accounting sehingga tercipta “good governance” dalam pengelolaan keuangan negara yang menyeluruh, modern, dan terintegrasi.

• KMK No. 72/KMK.05/2009 tanggal 10 Maret 2009 tentang RPPN menyatakan bahwa “Program RPPN dilakukan oleh seluruh jajaran Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran, dengan melibatkan unit Eselon I terkait dan kementrian/lembaga yang ikut dalam pilot project”. Ini menunjukkan bahwa Kementerian Keuangan serius dalam upayanya melakukan reformasi sistem informasi karena telah menyiapkan pilot project yang nantinya akan digunakan sebagai percontohan bagi satker yang lain.

• Sebagai bentuk pelaksanaan Program RPPN, dilakukan  penyempurnaan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) atau biasa dikenal dengan “SPAN Project” di bawah payung Government Financial Management  SPAN Project” di bawah payung Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP).

      Mengapa kita butuh SPAN?

Karena sistem informasi keuangan negara yang kita miliki sekarang ini sudah out of date dan tidak terintegrasi sehingga antara satu dengan yang lain tidak dapat terhubung. Ada semacam missing link di antara semua proses pengelolaan keuangan negara kita. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat ilustrasi tentang sistem informasi keuangan negara sebelum adanya SPAN.

Berikut ini adalah ilustrasi sistem informasi keuangan negara yang saat ini masih kita gunakan:

Dari ilustrasi di atas, terlihat dengan jelas bahwa Existing IT Systems (database+ aplikasi) yang kita gunakan saat ini masih terfragmentasi antara satu dengan yang lain, misalnya tidak terintegrasi, tergantung pada fungsi dan pengguna/pemilik aplikasi serta penyedia aplikasi. Akibatnya, selalu terjadi permasalahan  dalam rekonsiliasi informasi yang berakibat pada rendahnya kualitas laporan yang sangat menentukan dalam proses pengambilan keputusan.

Mulai dari sinilah, baru kita menyadari akan pentingnya sistem informasi yang berkualitas karena berkaitan dengan pengambilan keputusan strategis. Sistem informasi yang buruk jelas akan berpengaruh pada pengambilan keputusan yang tidak tepat.

Salah satu contoh permasalahan yang ada yaitu di bidang penganggaran yang dimulai dari perencanaan anggaran, pengesahan anggaran, hingga eksekusinya (pelaksanaan). Seperti yang kita tahu, saat ini masih ada permasalahan pada dua instansi yang mengelola anggaran negara yaitu DJA dan DJPBN mengingat tugas pokok dan fungsinya yang sama-sama berkaitan dengan anggaran, DJA mengurusi perencanaan anggaran, sedangkan DJPBN lebih ke pelaksanaannya. 

Di antara 2 instansi ini masih sering terjadi duplikasi terutama dalam penerapan server bersama antara DJA dan DJPBN terutama saat proses revisi DIPA, seperti yang telah dijelaskan pada awal perkuliahan. Nah, permasalahan ini sebenarnya tidak akan timbul jika sistem informasi keuangan negara sudah saling terhubung sejak awal tanpa perlu adanya server bersama yang justru menimbulkan keruwetan.

Oleh karena itu, pembaruan sistem informasi dirasa harus segera dilakukan mengingat sistem informasi keuangan saat ini, selain terfragmentasi, juga sudah out of date alias ketinggalan zaman. Sebagai salah satu komponen penting dalam pengelolaan keuangan negara, sistem informasi juga berperan dalam menentukan kelancaran jalannya proses keuangan negara.

Sistem informasi keuangan negara diharapkan mampu membantu proses demi proses ini dengan baik. Akan tetapi, pada prakteknya di lapangan, saat ini sistem yang kita miliki belum mampu mengakomodasi kebutuhan satker, khususnya Kementerian Keuangan yang lingkup pekerjaanya begitu kompleks seperti yang telah dikemukakan di atas. Oleh karena itu, muncullah solusi untuk memecahkan masalah ini yaitu dengan program SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara) oleh Kementerian Keuangan.

      B. Pengertian SPAN

Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) adalah sistem terintegrasi seluruh proses yang terkait dengan pengelolaan anggaran yang meliputi penyusunan anggaran, manajemen dokumen anggaran, manajemen komitmen pengadaan barang dan jasa, manajemen pembayaran, manajemen penerimaan Negara, manajemen kas, dan pelaporan.

Perubahan yang paling mendasar yang diusung SPAN adalah otomasi proses bisnis yang dijalankan di Ditjen Anggaran dan Ditjen Perbendaharaan. Proses-proses  yang sifatnya pengulangan (repetition) yang selama ini dilaksanakan secara manual akan diotomasi oleh sistem.

Perubahan lainnya lainnya adalah:

•  Penggunaan database tunggal yang sebelumnya berdiri sendiri-sendiri, baik di tingkat pusat, unit vertikal, maupun satuan kerja,
•  perekaman data sekali yang sebelumnya dilaksanakan di setiap unit yang terkait, dan
• pembakuan business rules untuk semua proses serta analisis.   

Dalam pelaksanaannya, SPAN melibatkan tiga unit Eselon I di lingkungan Kementrian Keuangan, yaitu:

1.  DJA terkait dengan proses perencanaan
2. DJPBN terkait dengan proses pelaksanaan anggaran, serta
3. Sekretariat Jenderal c.q. Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) terkait dengan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi.

SPAN merupakan sistem keuangan terintegrasi yang:

1. Mendukung penyusunan anggaran Negara di DJA
2.  Mencatat aprosiasi anggaran yang disetujui DPR dan alokasi anggaran yang disetujui melalui peraturan kepresidenan
3. Mencatat otorisasi belanja (DIPA), penarikan dana/annual financial plan, dan cost limit
4. Mencatat komitmen dan pengeluaran yang disetujui (SPM) dari satker
5.  Memproses dan mencatan pembayaran (SP2D)
6. Mencatat penerimaan dari BI dan Bank Umum
7. Menghasilkan laporan manajemen dan laporan akuntansi keuangan yang tepat waktu dan dapat diandalkan.
8. Menyediakan fasilitas query tentang status anggaran dan data keuangan lainnya.

      C. Solusi

Untuk mengatasi keterbatasan sistem informasi yang kurang berjalan dengan baik, maka sistem baru yang ditawarkan oleh SPAN di antaranya sebagai berikut:

Dalam sistem penganggaran misalnya, semua proses yang diawali dari pembuatan RKA-KL, pengesahan DIPA, penerbitan SP2D, manajemen kas, hingga akuntansi dan pelaporan keuangan nantinya akan terintegrasi menjadi satu kesatuan yang utuh dalam satu sistem penganggaran tidak seperti pada sistem lama yang terpisah-pisah dan seolah tak ada kaitannya.

Sistem baru ini akan menguntungkan satker K/L karena lebih praktis dan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengawasan sehingga pada saat pengambilan keputusan, data yang diolah dalam sistem informasi ini dapat diandalkan.

Selain dalam bidang penganggaran, SPAN nantinya juga bermanfaat dalam meningkatkan integrasi antarsistem yang ada di dalam keuangan negara, terutama yang berkaitan dengan manajemen pengelolaan keuangan negara seperti MPN, Debt  Management, Investment Management, Asset Management dan perbankan.

Salah satu keunggulan SPAN adalah “integrated / single  database and aplications / solutions” sehingga dapat diakses  oleh berbagai institusi secara terkontrol dan aman. Keunggulan inilah yang membuat SPAN akan semakin menjadi andalan dalam melakukan pengelolaan keuangan negara dari segi sistem informasi.

SPAN Project akan menghasilkan sistem pengelolaan keuangan negara terintegrasi dan modern dengan proses yang tersentralisasi, yang akan menghubungkan secara on-line / batch melalui teresterial, satelit, dial up, dan sistem jaringan lainnya antara: DJA, DJPBN, 30 Kanwil DJPBN, 178 KPPN, dan Kementerian Lembaga.

Pada awal implementasi / pilot project, Kementerian yang terhubung adalah satu satker pada tiap-tiap Kementerian Keuangan, Pekerjaan Umum, Kesehatan, Pertanian, dan Pendidikan Nasional di tingkat pusat. Di masa datang, semua satker dari seluruh K/L Pemerintah Pusat direncanakan untuk menjadi bagian dari SPAN Project.

D. Pelaksanaan SPAN

Modernisasi dan integrasi sistem perbendaharaan dan anggaran negara dilaksanakan dalam bentuk “Multi-Years SPAN Project”:

•   2009-2012 sampai dengan roll out

Tahap ini dapat dibilang sebagai tahap persiapan dan bisa jadi merupakan tahapan    yang krusial dalam perkembangan SPAN ke depannya karena pada tahap inilah mulai dilakukan peletakan pondasi atau dasar-dasar tentang implementasi sistem informasi yang baik dan dapat diandalkan. Jika tahap ini sukses dilakukan, untuk menuju tahap selanjutnya akan terasa lebih mudah.

• ™   2012-2017 untuk kegiatan maintenance

Setelah selesai menancapkan sistem baru, langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah melakukan perawatan atas perangkat atau instrumen pendukung terciptanya sistem informasi tersebut. Mengingat perangkat di bidang sistem informasi umumnya sangat mahal dan sulit untuk mendapatkan suku cadangnya, satu-satunya yang harus dilakukan adalah dengan perawatan secara rutin untuk setidaknya menambah masa manfaat instrumen tadi. Instrumen tadi harus selalu dalam kondisi yang baik agar tidak mengganggu kelancaran jalannya sistem informasi.

     E.    Analisis

• SPAN adalah suatu sistem yang dibuat oleh Kementerian Keuangan yang bertujuan untuk memperbaiki pengelolaan keuangan negara. Karena belum mulai diterapkan, efisiensi dan efektivitas kinerja SPAN masih belum bisa kita nilai. Akan tetapi, setidaknya kita dapat memprediksi bagaimana output dan outcome yang dihasilkan oleh SPAN melalui konsep yang telah diluncurkan oleh Kementerian Keuangan sejak jauh hari. Atas dasar itu, kita bisa memberikan penilaian awal bahwa program ini akan mampu memperbaiki sistem pengelolaan keuangan negara saat ini dari sisi sistem informasinya, minimal mampu mngintegrasikan sistem yang selama ini terkotak-kotak.

• Kegiatan pembangunan SPAN meliputi tiga kelompok besar, yaitu:  

                1. Penyempurnaan Bisnis Proses

                2. Penyempurnaan Teknologi Informasi

                3. Manajemen Perubahan dan Komunikasi

•     Ketiga hal tadi tentunya tak dapat terpisahkan dari pengadaan barang dan jasa. Untuk menjamin bahwa pengadaan sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan, maka diperlukan suatu sistem pengawasan dari atasan dan pemberian sanksi yang tegas jika ada yang berani bermain-main dalam proses pengadaan.
• 
  
•    Satker K/L dalam kerangka pengelolaan keuangan negara merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan pengelolaan keuangan negara di Kementerian Keuangan. Oleh karena itu, hendaknya Kementerian Keuangan dalam hal ini DJA dan atau DJPBN mengakomodasi permintaan atau masukan dari satker demi kebaikan bersama.

Bagi teman-teman yang ingin mendapatkan materi tentang SPAN bisa klik di sini

note:
Sebagian besar kajian ini tulisan saya sendiri lho. Hanya data-data pendukung saja yang melihat laman resminya SPAN yaitu span.depkeu.go.id. Alhamdulillah pelan-pelan sudah mulai bisa menulis dengan baik. :)